Klantcases

WSK – Westelijke Slagers Kombinatie

WSK is een vereniging die ervoor zorgt dat haar leden (slagers) aanzienlijk besparen op hun inkoopkosten. De administratie van de vereniging wordt gevoerd door administratiekantoor de Ruijter in IJmuiden.

De handmatige verwerking van de omvangrijke inkomende facturen-stromen van alle leveranciers was in het verleden een behoorlijke uitdaging voor administratiekantoor de Ruijter. Een voorbeeld: de ruim 50.000 inkomende facturen per jaar van zo’n 60 verschillende leveranciers werden handmatig opgesplitst en doorbelast aan een 150-tal slagers (leden). Voor een groot deel werden de inkomende facturen gekopieerd, per lid verzameld en vervolgens op een verzamelfactuur gefactureerd. De meeste facturen werden per post verstuurd.

Uitdagingen:

Het handmatige administratieve proces zoveel mogelijk automatiseren en dubbel werk voorkomen.
De kans op fouten minimaliseren.
Verkoopfacturen per E-mail versturen, inclusief kopie inkoopfacturen.
Via een online platform toegang voor alle leden en leveranciers via internet.

Resultaat:

Het gebruik van Adminimize levert administratiekantoor de Ruijter/WSK een enorme tijdbesparing op.
Dankzij de geautomatiseerde verwerking van de facturen is er sprake van een stroomlijning en verbetering van het hele administratieve proces.
Alle inkomende facturen van alle leveranciers worden digitaal opgeslagen en zijn toegankelijk voor de betreffende leden.
Inkoopfacturen worden direct per rubriek op de juiste grootboekrekeningen in UNIT4 geboekt in het inkoopboek.
Verzamelfacturen aan de leden worden geautomatiseerd aangemaakt en per E-mail verstuurd.
De digitale verzamelfactuur bevat een kopie van elke voorkomende inkoopfactuur.
Kortingen en bonussen worden automatisch berekend.
Leden kunnen online in Adminimize hun stand van zaken bij de WSK inzien en benodigde informatie downloaden.